ধাপ ১: আদর্শ ক্লায়েন্ট ঠিক করুন
ইমেইল খোঁজার আগে লিখে ফেলুন আপনার আদর্শ ক্লায়েন্ট কে। এটাকে বলে ICP। যেমন:
- ইন্ডাস্ট্রি: যুক্তরাষ্ট্রের Shopify স্টোর।
- আকার: ছোট থেকে মাঝারি, যারা নিয়মিত অ্যাড চালায়।
- যাকে লিখবেন: মালিক, ফাউন্ডার বা মার্কেটিং ম্যানেজার।
- লক্ষণ: ওয়েবসাইটে ফেসবুক পিক্সেল আছে, অ্যাড লাইব্রেরিতে চলমান অ্যাড আছে।
লিস্ট যত নির্দিষ্ট, ইমেইল তত ব্যক্তিগত করা যায়, আর রিপ্লাইও তত বেশি আসে।
ধাপ ২: কোম্পানির তালিকা বানান
প্রথমে মানুষ না, কোম্পানি খুঁজুন। গুগল সার্চ, ইন্ডাস্ট্রি ডিরেক্টরি, লিংকডইন কোম্পানি সার্চ আর ফেসবুক অ্যাড লাইব্রেরি ভালো উৎস। প্রতিটা কোম্পানির নাম, ওয়েবসাইট আর আপনার পর্যবেক্ষণ একটা শিটে লিখে রাখুন। এই পর্যবেক্ষণই পরে ইমেইলের প্রথম লাইন হবে।
ধাপ ৩: ওয়েবসাইট আর লিংকডইন থেকে খুঁজুন
ছোট ব্যবসার ক্ষেত্রে ওয়েবসাইটের About, Contact বা Team পাতায় অনেক সময় মালিকের নাম আর ইমেইল থাকে। লিংকডইন প্রোফাইলের Contact info অংশেও কেউ কেউ ইমেইল দিয়ে রাখেন। info বা support এর মতো সাধারণ ঠিকানার চেয়ে সিদ্ধান্ত নেন এমন ব্যক্তির নিজের ঠিকানা ভালো।
ধাপ ৪: ইমেইল প্যাটার্ন বুঝুন
একটা কোম্পানির একজনের ইমেইল পেলে বাকিদেরটা প্রায়ই একই প্যাটার্নে হয়, যেমন firstname@company.com বা firstname.lastname@company.com। প্যাটার্ন থেকে অনুমান করা যায়, কিন্তু পাঠানোর আগে অবশ্যই ভেরিফাই করবেন।
ধাপ ৫: ইমেইল ফাইন্ডার টুল
বেশি লিড লাগলে টুল ব্যবহার করুন। Hunter, Apollo বা Snov এর মতো টুলে নাম আর কোম্পানির ডোমেইন দিলে সম্ভাব্য ইমেইল দেখায়, অনেক টুলে পুরো ডোমেইনের পরিচিত ঠিকানাও দেখা যায়। বেশিরভাগ টুলে সীমিত ফ্রি ক্রেডিট থাকে, শুরুতে সেটা দিয়েই পরীক্ষা করুন।
এক টুলে না পেলে আরেকটায় দেখুন, কারণ প্রতিটার ডেটা আলাদা উৎস থেকে আসে।
ধাপ ৬: পাঠানোর আগে ভেরিফাই
ভুল ঠিকানায় ইমেইল পাঠালে বাউন্স হয়। বাউন্স বেশি হলে ইমেইল সার্ভিস আপনার ডোমেইনকে সন্দেহজনক ধরে, ফলে ভালো ইমেইলও স্প্যামে যায়। তাই ভেরিফিকেশন টুল দিয়ে লিস্ট পরিষ্কার করুন আর invalid ঠিকানা বাদ দিন। যেসব ঠিকানার ফল অনিশ্চিত, সেগুলো আলাদা রাখুন আর অল্প অল্প পাঠান।
ধাপ ৭: শিট সাজান
| কলাম | কেন দরকার |
|---|---|
| নাম ও পদ | সঠিক মানুষ নিশ্চিত করা আর ব্যক্তিগত শুভেচ্ছা |
| কোম্পানি ও ওয়েবসাইট | রিসার্চ আর ইমেইল প্যাটার্ন যাচাই |
| ইমেইল ও ভেরিফিকেশন | বাউন্স এড়ানো |
| পর্যবেক্ষণ | ইমেইলের প্রথম লাইন লেখার জন্য |
| স্ট্যাটাস | কাকে পাঠানো হলো, কে উত্তর দিল |
আইন আর নৈতিকতা
শুধু ব্যবসায়িক ঠিকানায় প্রাসঙ্গিক কারণে লিখুন। নিজের পরিচয় সৎভাবে দিন, আর কেউ না চাইলে তালিকা থেকে বাদ দিন। যুক্তরাষ্ট্র, যুক্তরাজ্য আর ইউরোপে কোল্ড ইমেইল নিয়ে আলাদা আলাদা নিয়ম আছে, যে দেশে পাঠাচ্ছেন সেখানকার নিয়ম জেনে নিন। কেনা লিস্ট বা ব্যক্তিগত তথ্য ঘেঁটে বানানো লিস্ট ব্যবহার করবেন না।
লিস্টের পর
লিস্ট তৈরি হলে এবার ইমেইল লেখার পালা। গঠন আর উদাহরণ পাবেন কোল্ড ইমেইল টেমপ্লেট লেখায়। কোল্ড ইমেইলের মূল ধারণা জানতে পড়ুন কোল্ড ইমেইল কী। ডোমেইন সেটআপ থেকে রিপ্লাই পর্যন্ত পুরো সিস্টেম শিখতে দেখুন কোল্ড ইমেইল আউটরিচ কোর্স।
প্রশ্ন ও উত্তর
ফ্রিতে ক্লায়েন্টের ইমেইল খোঁজা যায়?
যায়। ওয়েবসাইট, লিংকডইন আর টুলের ফ্রি ক্রেডিট দিয়ে প্রতিদিন কিছু লিড বানানো সম্ভব। বেশি সংখ্যায় লাগলে পেইড প্ল্যান সময় বাঁচায়।
ইমেইল লিস্ট কেনা কি ভালো?
না। কেনা লিস্টে ভুল আর পুরোনো ঠিকানা বেশি থাকে, বাউন্স বাড়ে আর ডোমেইনের ক্ষতি হয়। অনেক দেশে এটা আইনেরও সমস্যা।
দিনে কতজনের লিস্ট বানাব?
যতজনকে আপনি সত্যিকারের ব্যক্তিগত ইমেইল লিখতে পারবেন, ততজন। এখানে সংখ্যার চেয়ে মান বেশি জরুরি।